Hinweise und Fragen in Bezug auf Outreach Marketing
Warum werden mehrere Personen innerhalb eines Unternehmens angeschrieben?
Gerade in größeren Unternehmen gibt es häufig mehrere potenzielle Ansprechpartner, die für eine Kampagne relevant sein können – etwa aufgrund ihrer Rolle, Abteilung oder Entscheidungskompetenz. Aus Erfahrung wissen wir: Die Chancen auf eine positive Rückmeldung steigen deutlich, wenn wir mehrere dieser Personen gezielt ansprechen.
Daher empfehlen wir in der Regel, diese Gelegenheit zu nutzen und nicht ausschließlich auf eine einzelne Kontaktperson zu setzen. Gleichzeitig verstehen wir aber auch, dass manche Kunden den Kontakt pro Unternehmen begrenzen möchten – zum Beispiel, um Dopplungen zu vermeiden oder das Auftreten möglichst zurückhaltend zu gestalten.
In solchen Fällen richten wir das Setup individuell aus: Auf Wunsch legen wir eine maximale Anzahl von kontaktierten Personen pro Unternehmen innerhalb eines definierten Zeitraums fest. So lassen sich unterschiedliche Bedürfnisse und Strategien optimal abbilden.
Warum werden vereinzelt LinkedIn-Nachrichten ohne Personalisierung versendet?
Wer die versendeten Nachrichten genau beobachtet, wird feststellen, dass in seltenen Fällen Nachrichten ohne Personalisierung verschickt werden – also ohne Anrede, Vorname oder andere angereicherte Informationen. Das ist auf den ersten Blick ärgerlich, hat aber einen klaren Hintergrund.
In solchen Fällen greift eine sogenannte Fallback-Nachricht. Diese wird automatisch ausgelöst, wenn bestimmte Daten, die wir an das Outreach-Tool übergeben, nicht eindeutig mit den LinkedIn-Profilen abgeglichen werden können – zum Beispiel, wenn ein Name fehlt, keine Position hinterlegt ist oder andere Schlüssel-Informationen nicht verfügbar sind.
Anstatt eine fehlerhafte oder unvollständige Nachricht zu riskieren, sorgt die Fallback-Variante dafür, dass eine neutrale Nachricht versendet wird. So vermeiden wir peinliche Platzhalter oder unpassende Anreden – und stellen sicher, dass der professionelle Eindruck gewahrt bleibt, auch wenn die Datenlage im Einzelfall nicht perfekt ist.
Was sind Anreicherungen und wie funktioniert es?
Um Nachrichten möglichst natürlich und persönlich wirken zu lassen, reichern wir bestimmte Platzhalter mit relevanten Informationen an. Dabei nutzen wir zunächst grundlegende Daten wie Anrede (Herr/Frau) sowie Vor- und Nachnamen. Um jedoch die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen in einem zunehmend kompetitiven Umfeld zu gewinnen, setzen wir auf eine tiefergehende Personalisierung. Dazu zählen – aber nicht ausschließlich – der Firmenname, Unternehmensstandort, die spezifische Branche, Mitarbeiteranzahl, das Wachstum des Unternehmens, die Position der Kontaktperson und weitere Attribute.
Wie beschaffen wir diese Informationen – und wie zuverlässig ist das?
Fehler können in Einzelfällen auftreten, die Fehlerquote liegt jedoch unter 0,1 %. Dafür sorgen mehrere Prüfmechanismen, die automatisiert und manuell greifen. Zwei Beispiele:
1. Anreicherung des Firmenstandorts: In rund 90 % der Fälle liegt der Standort direkt in der Lead-Liste vor. In diesen Fällen prüfen wir lediglich die Formatierung und übersetzen den Standort gegebenenfalls ins Deutsche. Sollte der Standort fehlen, durchsucht ein Crawler das Impressum auf der Unternehmenswebsite. Ist das Ergebnis nicht eindeutig interpretierbar oder entspricht es nicht unseren Formatierungskriterien, wird der Lead automatisch ausgeschlossen.
2. Anreicherung der Anrede (Herr/Frau): Diese Information ist besonders sensibel. Im ersten Schritt prüfen wir den Vornamen auf eine eindeutige geschlechtliche Zuordnung. Da dies allein nicht ausreichend zuverlässig ist, analysieren wir zusätzlich das LinkedIn-Profil der Person. Dort werten wir Bild- und Textinformationen aus, um das Geschlecht bestmöglich zu identifizieren. Gibt es keine klare Zuordnung, wird der Lead nicht weiterverarbeitet. Nur die Anreden „Herr“ oder „Frau“ werden übernommen – alle anderen Varianten werden systemseitig gefiltert.
Wie wird sichergestellt, dass keine falschen Personen angeschrieben werden?
Die Qualität der Leads ist im Outreach entscheidend. Deshalb beginnt bei uns alles mit einer durchdachten Leadliste, die sowol qualitativ als auch quantitativ passen muss – immer mit Rücksprache des Kunden, der seine Zielgruppe am besten kennt.
Sobald die Liste freigegeben ist, wird diese exportiert und durchläuft einen automatischen Qualifizierungprozess. Unvollständige Datensätze (z. B. ohne Namen oder Firmenangabe) fliegen raus. Auch Rollen wie Praktikant:innen oder Werkstudent:innen, die manchmal in Listen auftauchen, werden basierend auf tyoischen Keywords entfernt. Danach gleichen wir die Leads mit bestehenden Blacklists ab und validieren jede E-Mail-Adresse. Wenn eine fehlt oder nicht gültig ist, suchen wir automatisiert auf mehreren Plattformen nach der passenden Adresse und reichern sie an.
Im letzten Schritt kommen dann noch Anreicherungen wie Anrede oder Position dazu. Erst wenn alle Daten vollständig und geprüft sind, geht der Lead in die Kampagne.
Trotz aller Sorgfalt kann es in Einzelfällen vorkommen, dass ein Lead nicht zu 100 % zur Zielgruppe passt. Der Hauptgrund dafür liegt meist in unvollständigen oder veralteten Informationen – etwa durch falsch gepflegte LinkedIn-Profile, ungenaue Angaben auf Online-Portalen oder schlicht veraltete Daten. Solche Fälle sind selten, aber möglich, da wir ausschließlich mit öffentlich zugänglichen Informationen arbeiten.
Durch unsere mehrstufigen Qualifizierungsprozesse filtern wir bereits im Vorfeld sehr viel heraus und erhöhen so die Qualität der Daten deutlich. Besonders wichtig ist in den ersten Wochen das Feedback des Kunden: Gibt es bestimmte Positionen, die ausgeschlossen werden sollten? Passen die gewählten Leads zur Zielgruppe? Gibt es unerwartete Ausreißer?
Diese Phase ist entscheidend und nötig, um Filter und Listen optimal auf das individuelle Setup des Kunden anzupassen. So wird die Kampagne kontinuierlich präziser – und langfristig deutlich erfolgreicher.
Wie gehe ich mit negativen Reaktionen um?
Ein Punkt, den wir von Anfang an offen und transparent kommunizieren, sind mögliche negative Rückmeldungen. In einer idealen Welt schreiben wir ausschließlich Menschen an, die sich über den Kontakt freuen und direkt ein Gespräch buchen möchten. In der Realität kann es jedoch vereinzelt vorkommen, dass Personen – mal freundlich, mal weniger freundlich – mitteilen, dass sie keine Kontaktaufnahme wünschen.
Das ist grundsätzlich nichts Ungewöhnliches und vergleichbar mit genervten Reaktionen beim Cold Calling oder kritischen Kommentaren unter Werbeanzeigen. Da die Nachrichten im Outreach oft sehr direkt und persönlich formuliert sind, kann das Feedback manchmal emotionaler ausfallen.
Diese Situationen lassen sich jedoch unkompliziert lösen: Sobald eine ablehnende Rückmeldung eingeht, wird die Person aus sämtlichen aktuellen und zukünftigen Kampagnen entfernt. In manchen Fällen senden wir zusätzlich eine klärende Antwort – unser Team unterstützt hier gerne.
Was tun wir, um negative Reaktionen möglichst zu vermeiden?
Bereits im Vorfeld legen wir großen Wert darauf, ausschließlich relevante Ansprechpartner:innen zu kontaktieren. Zusätzlich berücksichtigen wir bei der Lead-Auswahl Signale wie Unternehmenswachstum, offene Stellen oder andere relevante Trigger, um sicherzustellen, dass der Kontext stimmt.
Zudem versenden wir maximal zwei Nachrichten pro Kontakt, um niemanden mit wiederholten Nachrichten zu stören, der nicht reagiert. Unser Ziel ist es, professionell und respektvoll sichtbar zu werden – nicht zu nerven.