Damit Arvana Leads, Kontakte und Deals korrekt in HubSpot abbilden kann, müssen vorab einige grundlegende Berechtigungen und Systemeinstellungen eingerichtet werden. Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie die HubSpot-Zugänge und Berechtigungen optimal konfiguriert werden, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

1. Benutzer und Teams

Öffne die Einstellungen in HubSpot:

Wähle den Bereich Benutzer & Teams:

Wähle den Benutzer aus, der für die Integration verwendet werden soll ( → fulfillment@arvana.io).

→ Überprüfe, ob dieser Benutzer über die Berechtigungen verfügt, die in den folgenden Abschnitten beschrieben sind.

2. Zugriffsrechte und Berechtigungen

Die Integration benötigt Schreib- und Leserechte für Kontakte, Deals und deren Verknüpfungen (Associations). 

In HubSpot sind die relevanten Scopes in Private Apps oder über OAuth-Authentifizierung hinterlegt.

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Erforderliche Berechtigungen:

• crm.objects.contacts.read
• crm.objects.contacts.write
• crm.objects.deals.read
• crm.objects.deals.write
• crm.objects.companies.read
• crm.objects.companies.write
• crm.objects.owners.read
• crm.objects.custom.read
• crm.objects.custom.write
• crm.objects.line_items.read
• crm.objects.line_items.write
• crm.objects.quotes.read
• crm.objects.quotes.write
• crm.objects.associations.read
• crm.objects.associations.write

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Hinweis:

Die beiden letzten Scopes (crm.objects.associations.read & crm.objects.associations.write) sind aktuell nicht manuell auswählbar und stehen nur zur Verfügung, wenn der Benutzer entweder Super Admin - Berechtigungen bekommt oder über eine Sales Professional oder Service Professional Lizenz verfügt.

Mit einem Core Seat & Standard-User fehlen diese Berechtigungen vollständig.

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3. Einstellungen im Bereich „Einstellungen“ (Access)

Unter Benutzer & Teams → Berechtigungen → Einstellungen (Access) sollten bei Verwendung eines Core Seats oder eines Sales Professional / Service Professional Seats (oder Enterprise) folgende Punkte aktiviert werden:

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Kategorie: CRM Objects 

• Contacts (View, Edit, Delete) 

• Companies (View, Edit, Delete)

• Deals (View, Edit, Delete)

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Kategorie: CRM Tools 

• “Import” aktivieren 
• “Edit Associations” aktivieren

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Kategorie: Sales 

• "Sales Access" aktivieren

• "Templates" aktivieren

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Kategorie: Commerce

- View & Edit für "Products"

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Kategorie: Reporting 

“Dashboard, reports and analytics” aktivieren - (View, Edit, Create/Own)

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Kategorie: Account: Setting Access

• “App Marketplace Access” aktivieren

• “Edit Property Settings” aktivieren

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4. Rolle des Super Admins und Alternativen

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Für den initialen Aufbau der Integration ist es zwingend erforderlich, dass der Arvana-Benutzer entweder:

Super Admin-Rechte besitzt, oder mit einer Sales oder Service Professional Lizenz ausgestattet ist.

Diese Berechtigungen stellen sicher, dass alle API-Scopes korrekt autorisiert werden können.

Eigene Permission Sets oder in-App-Konfigurationen führen erfahrungsgemäß zu Fehlermeldungen und instabilen Verbindungen, da bestimmte Scopes in der HubSpot-Oberfläche derzeit nicht auswählbar sind.

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5. Welche Daten übermittelt Arvana?

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Arvana überträgt aktuell ausschließlich:

Kontakte (inkl. E-Mail, Name, LinkedIn-URL, Website, Unternehmensname)

Deals

Associations (Verknüpfungen zwischen Kontakt und Deal)

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Zusätzlich kann Arvana optional folgende Daten auf Kontaktebene übertragen:

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• "type": "E-Mail", “LinkedIn”
• "identifier": "Beispielkunde",
• "company_name": "Beispielfirma",
• "first_name": "Maximilian",
• "last_name": "Musterfrau",
• "category": "Hot",
• "linkedin_url": "www.linkedin.com/in/maximilianmusterfrau",
• "sender": "Christina Mustermann",
• "summary": "Der Lead zeigt Interesse und hat einen Termin gebucht",
• "campaign_name": "Beispielkunde - Signal Based Audience",
• "link": "www.beispielfirma.de"

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6. Fazit & Empfehlung

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Für eine stabile CRM-Anbindung empfehlen wir:

Nutzung eines Sales Professional oder Service Professional Seats, oder dauerhafte Super Admin-Rechte für den Integrationsnutzer.

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Nur so sind alle relevanten API-Scopes gewährleistet, insbesondere für die Erstellung und Verknüpfung von Deals und Kontakten. Sollte HubSpot zukünftig Änderungen an der Berechtigungsstruktur, der UI/UX oder den Scopes vornehmen, bleibt die Integration mit dieser Konfiguration weiterhin kompatibel.

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