Template: Datenauskunft gemäß Art. 15 DSGVO

Bei Cold Outreach kann es vereinzelt zu Auskunftsersuchen gemäß Art. 15 DSGVO kommen.
Insbesondere im Kontext von E-Mail-Kampagnen fordern Betroffene gelegentlich Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten an. Um in solchen Fällen strukturiert und rechtskonform reagieren zu können, empfiehlt es sich, auf unser standardisiertes Antwort-Template zurückzugreifen.

Nachfolgend ein erprobtes Muster zur Beantwortung entsprechender Auskunftsersuchen:

Sehr geehrter {anrede} {last_name},
danke für Ihre Rückmeldung. Anbei finden Sie die gewünschte DSGVO Auskunft. Ihre Daten haben wir aus dem System gelöscht und bestätigen dies hiermit.
Ich habe Ihnen geschrieben, da wir mit einigen vergleichbaren Unternehmen zusammenarbeiten und ich dachte, es könnte spannend sein, sich auszutauschen.
Entschuldigen Sie bitte vielmals, falls Sie meine Nachricht als störend empfunden haben. Sie werden keine weiteren Nachrichten erhalten.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und alles Gute.
Freundliche Grüße
{name absender}
__
{location}, DD.MM.YYY
Auskunft gemäß Art. 14 und 15 DSGVO
Sehr geehrte/r {anrede} {last_name},
vielen Dank für Ihre Anfrage vom DD.MM.YYY.
Wir verarbeiten Sie betreffende personenbezogene Daten und geben Ihnen wie folgt Auskunft:
Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:
Name: Vorname Nachname
E-Mail-Adresse: vorname.nachname@company.de
Arbeitgeber / Unternehmen: Muster AG
Korrespondenz (eine Kopie stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung)
Bitte beachten Sie, dass es uns bei bestimmten personenbezogenen Daten, die durch uns in einer pseudonymisierten Form verarbeitet werden, nicht möglich ist, diese Daten einer identifizierten oder identifizierbaren Person zuzuweisen. Eine pseudonymisierte Verarbeitung liegt vor, wenn personenbezogene Daten in einer Weise verarbeitet werden, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können. So liegen uns beispielsweise bei IP-Adressen diese Informationen nachweislich nicht vor. Der Auskunftsanspruch ist hinsichtlich dieser Daten gem. Art. 11 Abs. 2 DSGVO ausgeschlossen.
Weitere Angaben
Zweck der Verarbeitung:
Kundengewinnung
Herkunft der Daten, sofern die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden:
Unternehmenswebsite
öffentlich zugängliche LinkedIn-Accounts Ihres Unternehmens und der dort beschäftigten Arbeitnehmer/innen
Apollo (https://www.apollo.io/)
Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen personenbezogene Daten offengelegt wurden oder werden:
Die Daten wurden nur intern genutzt.
Geeigneten Garantien gemäß Artikel 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung in Drittländer:
Es wurden keine Daten an Drittländer übermittelt.
Geplante Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Bis zur Zweckerfüllung unter Berücksichtigung der geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Die Verarbeitung der auf Sie bezogenen Daten durch uns steht nicht im Zusammenhang mit einer automatisierten Entscheidungsfindung oder einem Profiling gem. Art. 21 Abs. 1 oder Abs. 4 DSGVO.